Eindelijk flexibele software-ontwikkeling zonder onverwachte torenhoge kosten
Het is bijna een onmogelijke opgave. Je wilt als bedrijf investeren in een nieuw IT-systeem, maar je wilt niet onnodig veel geld over de balk smijten. Wat doe je als je twee offertes krijgt: één voor vier ton en één voor 1,2 miljoen euro? De meeste kiezen voor de vier ton. Sterker nog: zit je in een aanbestedingstraject dan ontkom je er bijna niet aan om te kiezen voor de goedkoopste van de twee. De ervaring leert dat goedkoop nogal eens duurkoop betekent in de IT, maar tegen de tijd dat je daar achter komt zit je er al aan vast.
Een paar jaar geleden maakten we zo’n situatie mee. We hadden een klant die een nieuw planningsysteem nodig had. Het oude was stukje bij beetje ontstaan en zat daardoor niet bepaald logisch in elkaar. Inmiddels was de business zo gegroeid dat een geavanceerd planningsysteem het kloppende hart van de business moest worden. We hadden flink wat gesprekken, maakten een ontwerp en rekenden de boel zorgvuldig door. Wat ze wilden, konden wij voor 1,2 miljoen euro bouwen. En dat was direct het einde van de samenwerking. Het maakte niet uit dat we alle cijfers hadden onderbouwd in de offerte. Het moest goedkoper, want ze hadden maar vier ton en bovendien waren ze gewend aan leveranciers die opzettelijk de prijs opklopten. Dit was zo’n moment waarop we water bij de wijn hadden kunnen doen. We hadden de plannen en de offerte kunnen uitkleden totdat er niets meer over was dan een rammelend skelet met een schamele levensverwachting. Dan had de kurk van de fles gekund. De klant is koning, nietwaar? Gedurende het traject zouden we dan de rest van het geld wel bij elkaar praten. Wij kozen daar niet voor, hielden voet bij stuk en de opdracht ging aan onze neus voorbij. Niet veel later gingen ze in zee met een partij die het wel voor vier ton wilde doen en dat was dat.
Je raadt natuurlijk al wat er gebeurde. Twee jaar later kregen we een telefoontje. Het bedrijf had afscheid genomen van de vier-ton-partij, de software was nog verre van af en de schatting van de totale kosten was alsnog opgelopen tot 1,2 miljoen. Of wij het niet konden afmaken, want door de niet-aflatende stroom van tegenvallers was het vertrouwen in de andere partij volledig verdwenen. Wij wilden best die software bouwen, maar iets afmaken waar zo ondoordacht mee begonnen is, dat gaat niet. In feite waren ze gegijzeld door hun softwarepartij. Die bleek niet te kunnen leveren zoals afgesproken en het project werd veel te duur, maar er was al te veel geïnvesteerd om te stoppen en niemand anders wilde het afmaken. En wie is dan de schuldige? Is het de opdrachtgever, die zich liet verleiden om voor een dubbeltje op de eerste rang te zitten? Is het de IT-partij die donders goed wist dat hij zijn klant misleidde? Of ligt de schuld bij het feit dat we dit normaal zijn gaan vinden?
Het is niet makkelijk om je niet al aan het begin van een project in een onmogelijke dwangbuis te laten naaien. Dat geldt voor opdrachtgevers, maar ook voor de IT-partij. De druk van buitenaf om onrealistische budget- en tijdsinschattingen te doen is aan de orde van de dag. Wij doen dat bewust niet. De Happy Sprint Machine kan niet lopen zonder een gedegen voorbereiding. Sterker nog: die vormt voor 90% het succes, omdat je alleen zo voorspelbaar en beheersbaar software kunt ontwikkelen. Natuurlijk veranderen er gaandeweg dingen, maar je moet eerst scherpstellen om te kunnen schieten op een bewegend doel. Daar komt nog eens bij dat het scherpstellen er ook af en toe voor zorgt dat de opdrachtgever besluit om maar helemaal niet aan het IT-project te beginnen. Een andere klant van ons vond het aanvankelijk ook onzin om tijd en geld te verbranden aan een voorbereiding, totdat we hem de begroting van het systeem overhandigden, die we hadden gemaakt op basis van dat onderzoek. Zijn gewenste systeem zou 5,5 miljoen euro kosten. Plotseling was hij blij dat hij 40 duizend euro in een goede voorbereiding had geïnvesteerd en dat we niet zomaar waren begonnen met bouwen. De totale waarde van zijn bedrijf was hooguit vier miljoen; als we zomaar waren begonnen, was hij er onherroepelijk aan failliet gegaan.
